September 9, 2016

La transición hacia la facturación electrónica

Modelos de adopción tecnológica para la facturación electrónica.

Para la transición hacia la factura electrónica las empresas deben informarse, conocer los requisitos, las opciones de comunicación u opciones de trabajo que ofrece la DIAN, así como los plazos de implementación. Una vez adelantado el primer paso, las compañías deben analizar cuáles son las mejores herramientas tecnológicas y soluciones de software que cumplan los requisitos legales y que mejor se adapten a su modelo de negocio.

Se puede definir la facturación electrónica como el cambio del documento impreso en papel a un documento electrónico que reemplaza todo proceso en físico, pero mantiene los componentes impositivos y legales, todo haciendo uso de la tecnología. La e-factura es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, cumpliendo con las condiciones establecidas en relación a la expedición (generación y entrega), recibo, rechazo y conservación.

En el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 19 de 2016, se establecen una serie de especificaciones sobre la reglamentación de las condiciones de expedición e interoperabilidad, y las características técnicas del modelo de trabajo para los documentos electrónicos. Cuando la empresa esté obligada a facturar electrónicamente es indispensable que use tecnologías de intercambio electrónico y digital que garanticen autenticidad e integridad en la información contenida.

Ahora, en el marco del piloto de Facturación Electrónica puesto en marcha, todos los sectores necesitan estar al tanto del reto de la transformación tecnológica al interior de las empresas.

La DIAN, dentro del modelo propuesto, permite 3 opciones de trabajo:

Opción 1. A través de un proveedor tecnológico (tercero), que es quien emite las facturas para la DIAN

Opción 2. Emitiendo facturas directamente hacia la DIAN a través de un software que permita esta acción

Opción 3. En el caso de las Pymes, emitiendo la factura directamente en el sitio web dispuesto por la DIAN

Existen en el mercado soluciones tecnológicas que generan documentos electrónicos directamente ante la DIAN, las cuales evitan a las empresas recurrir a productos de terceros, lo que reduce costos de implementación, dando respaldo y facilidad al proceso.

La implementación de la facturación electrónica traerá grandes beneficios, incrementando la productividad por la mejora en la operación administrativa, optimizando la seguridad y la eficiencia en el intercambio electrónico, perfeccionando procesos, reduciendo costos administrativos y ayudando a tener un menor impacto ambiental.

Carlos Restrepo

Director Comercial de Softland Colombia


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